为规范学院会议室的使用，提高使用效率，确保会议有序进行，并明确管理责任，特制定本办法，请学院全体师生遵照执行。

一、预约流程与使用权限

1.预约主体：全体在职教职工。学生如需使用会议室，须获得学院在职教师的授权，并由该教师对使用行为负责。

2.预约要求：

  使用前，申请人须通过学院办公场地预约表格进行预约。

  预约信息须明确填写：授权教师姓名、申请人信息、使用事由、使用日期及具体时段（起始时间）。

  所有预约信息必须同步告知学院办公室相关负责人进行登记，未经登记视为无效预约。

3.确认使用：会议室使用以学院办公室的最终确认为准。申请人应在使用前确认预约状态，避免冲突。

二、使用规范与维护责任

1.遵守时间：使用者须严格按照预约时段使用，不得超时。如需延长，须及时联系办公室负责人协调。

2.设备与环境：爱护会议室设备、家具及物品。未经允许，不得擅自拆卸或外借室内设备。

3.卫生保持：使用期间保持室内整洁。会议或活动结束后，使用者须负责：

  清理所有垃圾、杂物，并将其带离会议室。

  将桌椅恢复至原位。

  擦净白板或黑板。

4.安全检查：使用结束后，负责人须确保：

  关闭所有电器设备（如投影仪、电脑、空调、电灯等）。

  关闭门窗。

  如发现设备故障或安全隐患，须向学院办公室报告。

三、违规处理

1.未经预约或授权擅自使用会议室者，学院办公室有权责令其停止使用。

2.对于使用后未按规定打扫卫生、恢复原状或未关闭电器门窗的申请人及授权教师，学院将进行提醒。

3.造成设备损坏或丢失的，须照价赔偿。

四、附则

1.本办法由学院办公室负责解释与修订。

2.本办法自发布之日起正式实施。

请各位老师向所指导的学生传达此办法，共同维护会议室的良好秩序与环境。

智慧体育工程学院办公室

2025.12.22